Digitale Kompetenzen: Orientierung im Wandel

Mitarbeitende fühlen sich zuweilen allein gelassen mit neuen IT-Tools und den damit verbundenen Unsicherheiten. Die Studie «Gesund digital arbeiten?!» des Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik identifizierte zwölf Belastungsfaktoren durch die Arbeit mit digitalen Technologien und Medien. Im Kontext sich verändernder digitaler Tools haben die Faktoren «Verunsicherung» und «Komplexität» eine besondere Bedeutung. Verunsicherung zeigt sich etwa aufgrund der stetigen Veränderungen digitaler Technologien, weil bisherige Arbeitsweisen und -prozesse angepasst werden müssen. Die Komplexität digitaler Technologien kann das Gefühl unzureichender Kompetenzen und somit «digitalen Stress» auslösen. Damit Tools tatsächlich unterstützend wirken können, braucht es entsprechende (Anwendungs-)Kompetenzen. Was für die einen leicht zu erlernen ist, stellt für andere eine Herausforderung dar. Zudem unterscheiden sich die Anforderungen je nach Funktion: Nicht alle Mitarbeitenden benötigen dieselben digitalen Kompetenzen oder verfügen über die gleiche Anwendungserfahrung.

Wie gelingt es Arbeitnehmenden und -gebenden also, in der Vielfalt verschiedener IT-Tools den Überblick zu behalten, keine Änderungen zu verpassen und im richtigen Moment das richtige Tool (und Passwort) zur Hand zu haben?

Erarbeitung von Soll-Profilen

Die Sozialen Einrichtungen und Betriebe der Stadt Zürich (SEB) haben sich im Rahmen des strategischen Schwerpunktes «Digitalisierung» entschieden, das Thema digitale Kompetenzen systematisch anzugehen und Antworten auf diese Frage zu finden. In den SEB arbeiten rund 1000 Personen mit diversem beruflichem Hintergrund in verschiedenen Bereichen mit jeweils spezifischem Auftrag, entsprechend gestalten sich die digitalen Anforderungen im Arbeitsalltag unterschiedlich.

In Befragungen, Workshops und im direkten Austausch hat sich gezeigt, dass viele Mitarbeitende den Überblick über die zur Verfügung stehenden Tools verloren haben. In Anbetracht der rund 40 IT-Tools, die bei den SEB für unterschiedliche Anwendungszwecke im Einsatz sind, vermag dies wenig zu erstaunen. Davon sind etwa 10 Tools wie Fallführung, Zeiterfassung, Office-Anwendungen und KI-Tool die Haupttools, die von den meisten Mitarbeitenden regelmässig genutzt werden. Die übrigen Tools sind aufgabenspezifische Anwendungen.

Kompetenzlücken klären

Ausgehend von den Befunden aus Befragungen und Workshops wollten die SEB folgende Frage beantworten: «Wer (Funktion) braucht bis zu welchem Grad welche digitalen Kenntnisse?» Zu diesem Zweck haben die SEB folgenden Prozess definiert:

1. Soll-Profile definieren: Für jede Funktion werden die erforderlichen digitalen Kompetenzen, das erforderliche Niveau und die zugehörigen Tools benannt. Bei den Fachapplikationen wurde zwischen «Expertenkenntnisse», «Grundkenntnisse» und «nicht erforderlich» unterschieden. Für weitere Tools definieren die Vorgesetzten konkrete Anwendungsfälle und ordnen diese den jeweiligen Funktionen zu. Auf dieser Basis entstehen funktionsspezifische digitale Soll Profile.
2. Ziel- und Beurteilungsgespräche führen: Auf Basis des Soll-Profils können die SEB individuell erheben, wo Kompetenzlücken resp. Schulungsbedarf besteht. Im Jahresziel bzw. Beurteilungsgespräch wird das jeweilige Soll Profil mit dem/der Mitarbeitenden besprochen. Zeigt die standardisierte Selbst oder Fremdeinschätzung digitale Kompetenzlücken, können Entwicklungsmassnahmen als Jahresziel festgelegt werden. Mit gezielten Schulungen werden Mitarbeitende dabei unterstützt, diese Lücken zu schliessen.
3. Schulungsbedarf erfassen: Auf Basis der Rückmeldungen aus allen Teams und Abteilungen werden Schulungsmodule konzipiert, welche die identifizierten Kompetenzlücken adressieren und das bestehende städtische Schulungsangebot ergänzen.
4. Teamcharta reflektieren: Seit 2023 sind alle Team-, Abteilungs- oder Geschäftsbereichsmitglieder Teil einer Charta, in der man sich darauf geeinigt hat, wie kommuniziert und informiert wird, und wie Aufgaben gelöst werden. Die Chartas werden jährlich überprüft - neu auch in Bezug auf die Kompetenzanforderungen.

Der Aufbau digitaler Kompetenzen der Mitarbeitenden ist innerhalb der SEB im Aufgabenbereich des internen Gremiums «Digital Navigators» verankert. Durch dieses Gremium erhalten die in den Prozess involvierten Personen bei Bedarf Unterstützung und es wird sichergestellt, dass digitale Kompetenzen auch künftig ein Thema bleiben werden. Die SEB übernehmen mit diesem Vorgehen Verantwortung für die Unterstützung der Mitarbeitenden beim Aufbau der für ihre Tätigkeit relevanten digitalen Kompetenzen. Dieser systematische Ansatz ermöglicht, bedarfsgerechte Unterstützungsangebote zu entwickeln. Gleichzeitig steht es Mitarbeitenden offen, ihre digitalen Kompetenzen auch über die Anforderung des eigenen Soll-Profils hinaus zu entwickeln. So wird eine wesentliche Voraussetzung geschaffen, dass digitale Tools als unterstützende Werkzeuge und nicht als Stolpersteine und zusätzliche Herausforderungen im Alltag genutzt werden können.

Um mehr über die konkrete Umsetzung der Soll Profile zu erfahren, hat sich die Autorin Sabine mit Tabitha Gassner, Direktorin der SEB, ausgetauscht.

Sabine Muff / Sozialinfo: Gibt es - positive oder kritische - Reaktionen von Führungskräften in Bezug auf die Massnahme?

Tabitha Gassner: Unser Eindruck aus verschiedenen Interaktionen ist, dass unsere Führungspersonen mehr Klarheit haben und erleichtert sind, dass sie nun etwas Konkretes zur Hand haben, um die digitalen Kompetenzen ihrer Mitarbeiter*innen zu eruieren und weiterzuentwickeln. Negative Rückmeldungen habe ich keine vernommen.

Welche Erkenntnisse konnten aus der Erhebung der Soll-Profile gewonnen werden?

Was wir zum Beispiel sehen ist, dass – auch innerhalb der vier Geschäftsbereiche – in Bezug auf die Anforderungen bezüglich Umgangs mit Tools rund um KI wie auch für das Aufgabenmanagement grössere Unterschiede bestehen. Hier werden wir näher hinschauen und möglicherweise ausgleichen müssen, auch damit der «digital gap» nicht wächst, sondern abnimmt. Überhaupt haben wir mit der Erhebung erstmals eine Datengrundlage, die uns erlaubt, strukturiert auf das Thema digitale Kompetenzen zu schauen und strategisch darauf einzuwirken. Das ist ein grosser Gewinn.

Welche ersten Schritte werden abgeleitet, resp. was sind die bisherigen Erkenntnisse aus den Rückmeldungen zum Schulungsbedarf?

In den Bereichen «Umgang mit KI(-Tools)» und «Überblick über die M365-Welt» sowie «Dateienmanagement» (Verwalten, Organisieren, Verschieben und Suchen von Dateien) zeichnet sich aktuell der grösste Schulungsbedarf ab. Mit dem aktuellen Vorgehen wurde primär eine erste Diskussionsgrundlage für digitale Kompetenzen geschaffen. Die Soll-Profile geben allen Beteiligten Halt und Orientierung und ermöglichen es, konkret über Erwartungen und Bedürfnisse zu sprechen. Die kontinuierliche Begleitung der Mitarbeitenden im Bereich digitaler Kompetenzen bleibt eine wichtige Aufgabe für Führungspersonen, um sicherzustellen, dass alle den Herausforderungen des digitalen Alltags gewachsen sind.

Welche Rolle übernehmen die SEB künftig bezüglich der Weiterentwicklung von digitalen Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden?

Die Zukunft wird nicht analoger werden, und als Arbeitgeberin haben wir die Pflicht, dass unsere Mitarbeiter*innen den digitalen Anforderungen gerecht werden und auch arbeitsmarktfähig bleiben. Deshalb werden wir die Entwicklung digitaler Kompetenzen unserer Mitarbeitenden fördern, aber auch einfordern. Unsere Führungspersonen müssen hier aktiv Verantwortung übernehmen, unterstützt von unserem Verantwortlichen für digitale Transformation, dem Digital Navigators-Gremium und der Kommunikation.

Handlungsempfehlungen: Was Organisationen tun können

Auch wenn die Rahmenbedingungen der Organisationen im Sozialbereich unterschiedlich sind, ist allen gemein, dass sie sich künftig mit weiteren digitalen Entwicklungen und damit dem Erwerb der entsprechenden Kompetenzen auseinandersetzen müssen. Der Prozess der SEB mag nicht für alle Organisationen passend oder umsetzbar sein, daraus lassen sich dennoch allgemeine Handlungsempfehlungen ableiten:

1. Proaktiv handeln: Digitale Transformation ist ein Dauerprozess, den es zu steuern gilt. Überforderung, Verunsicherung und Leerläufe lassen sich vermindern, wenn Veränderungen frühzeitig und strukturiert angegangen werden. Dazu gehört, in Aktion zu kommen – auch wenn Resultate oder Mittel noch nicht „perfekt" sind. Diese können im Laufe der Zeit gemeinsam optimiert werden.
2. Verantwortung übernehmen: Der Erwerb der notwendigen digitalen Kompetenzen darf nicht einfach Aufgabe der Mitarbeitenden sein. Arbeitgebende sind gefordert, sie darin zu unterstützen und Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten zu ermöglichen.
3. Ressourcen nutzen: Vorhandene (Team-)Ressourcen sollen identifiziert und genutzt werden, um sich gegenseitig zu unterstützen. Dies kann sich sowohl auf konkrete Anwendungen als auch den Prozess der digitalen Transformation beziehen.

Diese drei Handlungsempfehlungen können sozialen Organisationen als Kompass dienen, um die digitale Transformation aktiv zu gestalten und für den Sozialbereich unterstützend zu nutzen. Denn digitale Tools entfalten ihren Nutzen nicht allein durch ihre Einführung, sondern erst dann, wenn Mitarbeitende sie sicher anwenden können, Veränderungen nachvollziehen und sich im digitalen Arbeitsalltag unterstützt fühlen. Digitale Kompetenzen sind deshalb keine einmal erworbenen Fähigkeiten, sondern müssen kontinuierlich weiterentwickelt werden – gemeinsam von Mitarbeitenden, Führungspersonen und Organisationen.